twenty two

It's More Fun in the Philippines » Dates.

It's More Fun in the Philippines » Dates.

Like Air

I love you like the air that always make us live forever

 

job interview assigment.wmv

ARTIKEL PERENCANAAN

1. ARTIKEL PERENCANAAN

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain­­ pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan dan pengambilan keputusan tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Tujuan

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Elemen perencanaan

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Sasaran : adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti “tingkatkan kinerja,” “naikkan profit,” atau “kembangkan perusahaan,” sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk “meningkatkan profit 15%.” Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk “meningkatkan profit 15%,” ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah “membangun 6 buah pabrik di China atau “mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006.” Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

Referensi

1. Misalnya studi yang dilakukan oleh F. Delmar dan S. Shane, “Does Business Planning Facilitate the Development of New Ventures” Strategic Management Journal, December 2003, pp. 1165—1185.
2. R. Molz. “How Leaders Use Goals.” Long Range Planning. Oktober 1987. p. 81.

2. ARTIKEL PENGAWASAN (CONTROLING)
04 January 2010 | Uncategorized
Devinisi Pengawasan:
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien. Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure (manusia, peralatan, mesin, organisasi) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan. Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :

1. penetapan standar pelaksanaan
2. penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
3. pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
5. pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.
Fungsi Pengawasan:
Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
Tahapan-Tahapan Proses Pengawasan
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang
digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum
yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.

Bentuk-Bentuk Pengawasan
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi
dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat
menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi
syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan
pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur
penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Metode-Metode Pengawasan
Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengawasan nonkuantitatif dan pengawasan kuantitatif.
1) Pengawasan Non-kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk
mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering
digunakan adalah:

1. Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk
   mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
2. Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan
   mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
3. Laporan lisan dan tertulis, Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yg dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
4. Evaluasi pelaksanaan.
5. Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama.
6. Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yg signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin

2) Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah:

1. a. Anggaran

• anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas
• anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting (HRA)

1. b. Audit

• Internal Audit

Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka.

http:\\www.google.com

3. CONTOH KASUS YANG TIDAK SESUAI DENGAN PERENCANAAN DAN PENGAWASAN
a)      Penurunan kualitas pelayanan publik (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan / masyarakat) seperti misalnya :
-          Beredarnya produk-produk makanan yang kurang memperhatikan standar kesehatan.
-          Banyak beredarnya obat-obat palsu, pemalsuan produk-produk kosmetik, pemalsuan alat kesehatan dsb.
b)      Terjadi penurunan pendapatan atau profit suatu perusahaan, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya. Serta berkurangnya kas perusahaan, biaya yang melebihi anggaran dan adanya penghamburan maupun inefisiensi dalam suatu perusahaan atau organisasi.
c)      Ketidakpuasan pegawai (seperti misalnya adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya), Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur dan tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik, dsb.

ANALISIS DATA

Dari data dan keterangan yang diperoleh penulis pada artikel perencanaan dan pengawasan di atas, dapat dijelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu prosese penentuan segala sesuatu di masa sekarang untuk aktivitas yang dilakukan di masa yang akan datang. Dalam melakukan kegiatan perencanaan membutuhkan suatu pengawasan. Pengawasan adalah suatu proses pengamatan segala aktivitas organisasi untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Pengawasan dan perencanaan diibaratkan sebagai satu keping mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Maksudnya, pengawasan tanpa perencanaan maka tidak akan terlaksana dengan baik kerena tidak adanya pedoman yang digunakan dalam pengawasan. Begitu juga pengawasan tanpa perencanaan maka tidak dapat diketahui sampai dimana rencana yang sudah dijalankan.
Membicarakan tentang pengawasan tentu tak lepas dari lembaga atau orang yang melakukan pengawasan. Dalam melakukan pengawasan, sebuah lembaga atau personal tentunya harus memiliki pengetahuan dan keahlian tertentu yang memadai agar dapat melaksanakan tugas dengan baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Oleh karena itu maka penulis perlu menyimpulkan beberapa hal yang harus di perhatikan diantaranya yaitu :

1. DALAM PERENCANAAN

Perencanaan merupakan salah satu fungsi organik yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen dalam lembaga, organisasi, perusahaan dalam rangka penetapan kebijakan. Pada umumnya setiap kegiatan yang mempunyai arah dan tujuan memerlukan suatu perencanaan yang tepat. Tanpa didahului dengan perencanaan yang tepat, tujuan kegiatan tidak akan tercapai secara efisien dan efektif. Tanpa perencanaan, jalannya suatu usaha akan bersifat untung-untungan. Keputusan-keputusan yang diambil akan sekedar merupakan pilihan-pilihan sesaat yang sempit.
Dengan mengerti arti dan kepentingan perencanaan, kita dapat mengerti pula letak perencanaan dalam kegiatan lembaga, organisasi, usaha kita serta peranan yang diharapkan dari padanya. Dengan demikian kita juga mendapatkan motivasi untuk memperhatikan unsur perencanaan itu dalam menjalankan kegiatan lembaga, organisasi maupun usaha kita.
Pentingnya perencanaan bagi lembaga, organisasi, perusahaan untuk mencapai tujuan kiranya hal-hal yang perlu diperhatikan diantaranya :

1. Dengan adanya perencanaan semua aktivitas lembaga, organisasi, usaha dapat diarahkan kepada suatu arah atau tujuan yang telah ditetapkan.
2. Dengan perencanaan digariskan tujuan organisasi sehingga geraknya dapat diarahkan.
3. Dengan adanya perencanaan, dapat diperoleh tindakan yang tepat dan terkoordinasi dari beberapa unit kerja.
4. Dengan adanya perencanaan, berdasarkan penelitian, ramalan dan dugaan-dugaan yang objektif, berbagai situasi darurat dapat diperhitungkan.
5. Perencanaan menjadi alat untuk menyesuaikan usaha dengan sittuasi dan kondisi yang berubah karena berbagai faktor.
6. Perencanaan membantu menghadapi ketidakpastian masa datang dan menanggulangi akibat-akibat yany timbul karena terjadi perubahan-perubahan.
7. Perencanaan dapat membantu dalam menentukan tindakan yang membawa ketujuan serta membantu dalam efisiensi kerja.
8. Dengan perencanaan metode kerja yang kurang efektif dapat diperbaiki serta dapat membantu menghindari kesalahan dalam usaha.
9. Perencanaan penting bagi pimpiinan dalam rangka menjalankan fungsi-fungsi manajemennya dan perencanaan juga akan menghemat tenaga manajemen.
10. Perencanaan dapat dipergunakan sebagai alat atau pedoman dalam melaksanakan fungsi pengawasan.
11. Perencanan bukan merupakn suatu tindakan melainkan suatu proses. Suatu proses yang masih mempuyai suatu tindakan-tindakan untuk menuju suatu tujuan. Tidak dibatasi atas strategi yang akan dilakukan sebelum diambil suatu keputusan karena bisa saja terjadi perubahan. Contoh: GBHN.

1. DALAM PENGAWASAN

Tidak dapat dipungkiri bahwa pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan, dan suatu pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi.
Mengapa pengawasan itu bisa dikatakan penting karena;

1. Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2. Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3. Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
5. Adanya pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

Jadi pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.

1. 3. ANALISIS CONTOH KASUS YANG TIDAK SESUAI DENGAN PERENCANAAN DAN PENGAWASAN
   1. Penurunan kualitas pelayanan publik (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan / masyarakat) seperti misalnya :

• Beredarnya produk-produk makanan yang kurang memperhatikan standar kesehatan.
• Banyak beredarnya obat-obat palsu, pemalsuan produk-produk kosmetik, pemalsuan alat kesehatan dsb.

Masalah ini sudah seharusnya menjadi tugas kita bersaman tidak hanya Pemerintah saja kita sebagai masyarakat juga harus peka terhadap lingkungan sekitar, untuk masalah kesehatan sebaiknya kita harus berhati-hati dalam membili produk-produk makanan, kosmetik, kesehatan dsb, agar lebih amannya kita dapat membelinya di tempat-tempat yang sudah terpercaya hindari belanja di took-toko atau warung-warung kecil usahakan membeli obat di apotk. Dan tugas pemerintah adalah mengatur , membina dan mengawasi penyelenggaraan upaya kesehatan. Diantara upaya kesehatan itu antara lain adalah pengamanan sediaan farmasi dan alat kesehatan, pengamanan zat adiktif dan pengamanan makanan dan minuman. Pengamanan sediaan farmasi dan alat kesehatan diselenggarakan untuk melindungi masyarakat dari bahaya yang disebabkan oleh penggunaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang tidak memenuhi persyaratan mutu, kemanan dan kemanfaatan. Pemerintah melakukan pembinaan terhadap semua kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan upaya kesehatan disamping Pemerintah yang memberikan izin terselenggaranya sarana kesehatan. Pemerintah juga melakukan pengawasan terhadap semua kegiatan yang berkaitan dengan penyeleggaraan upaya kesehatan dan atau sarana kesehatan baik yang dilakukan oleh Pemerintah maupun masyarakat. Pemerintah berwenang mengambil tindakan administrative terhadap tenaga kesehatan dan atau sarana kesehatan yang melakukan pelanggaran terhadap ketentuan Undang-undang Kesehatan ini.
d)     Berkurangnya kas perusahaan, biaya yang melebihi anggaran dan adanya penghamburan maupun inefisiensi dalam suatu perusahaan atau organisasi serta terjadi penurunan pendapatan atau profit suatu perusahaan.
Hendaknya suatu perusahaan melakukan analisa laporan keuangan dengan benar karena analisis keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang. Agar biaya yang keluar tidak memenuhi anggaran dan lebih afektif dan efisian maka suatu perusahaan atau organisasi harus menerapkan fungsi perencanaan dan pengawasan dengan sebaik-baiknya. Dengan menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
e)      Ketidakpuasan pegawai (seperti misalnya adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya), tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik, dsb.
Usahakan hubungan antara manager dan bawahan harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan dua (2) arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan. Jika kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana dan pegawaipun bisa bekerja dengan baik dan memuaskan.

perencanaan dan pengawasan

1. PERENCANAAN.
Menurut G.R.Terry unsur manajemen ada 4: POAC. Perencanaan pengawasan merupakan unsur manajemen. Perencanaan adalah : Keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, kapan dilakukan dan siapa yang akan melakuakan. Unsur administrasi ada 7 yaitu:

1. Organisasi adalah : Kumpulan orang yang saling kerjasama dan mempunyai tujuan yang sama.
2. Manajemen adalah : Pengaturan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Keuangan.
4. Kepimpinan adalah :Kemampuan seseorang untuk mengerakkan orang lain untuk berkerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
5. Humas.
6. Perbekalan.
7. Tata usaha.

Organisasi terbagi atas 2:

1. Statis.
2. Dinamis.

Ada suatu target yang akan dicapai yaitu program. Didalam suatu perencanaana ada 5 w dan 1h yaitu:- What, where, who, when. why. 3 kegiatan yang dilakuakn didalam perencanaan yaitu:

• Kegiatan pokok apa yang akan dilakuakn secara langsung dikerjakan pada pencapaian tujuan yang akan dicapai.
• Kegiatan yang menunjang aktivitas yang mendukung tujuan teersebut.
• Kegiatan Veterial : kegiatan yang tidak menunjang tetapi tidak sering dihindarkan yaitu: ppl dan pkl.

-What :

• Apa yang akan dilakuakan atau dikerjakan.
• Dana sumber yang didapat.
• Dana apa yang akan dihubungkan.
• Sdm.
• Sarana dan prasarana agar tercapai.

-Where:

• Dimana kita melakukan kegiatan.
• Berpegang kepada aspekbilitas ( kemampuan untuk menyelesaiakan diri ).
• Tersedianya tenaga kerja yang memenuhi berbagai persyaratan guna menjamin kelancaran tugas.

-When:

• Kapan kita melakukan tugas.
• Kemampuan untuk mengelola waktu.
• Memilih waktu yang tepat untuk mengisi waktu yang luang.

-Who :

• Menganalisis kebutuhan tenaga kerja baik kuantitatif maupun kwlalitatif.
• Pola pembinaan karier.
• Kebijaksanaan didalam pengolahan dan pengajian.
• Metode dan teknik tentang pengadaan tenaga kerja yang akan dilaksanakan.

-Why:

• Rencana itu harus mempermudah suatu pekerjaan sehingga mudah dilaksanakan.
• Rencana itu harus mempunyai rincian yang cermat.

Perencanan bukan merupakn suatu tindakan melainkan suatu proses. Suatu proses yang masih mempuyai suatu tindakan –tindakan untuk menuju suatu tujuan. Tidak dibatasi atas startegi yang akan dilakukan sebelum diambil suatu keputusan karena bisa saja terjadi perubahan. Contoh: GBHN. Kebijakasanan untuk mencapai tujuan. Ada 2 komponen dalam perencanaan :

1. Perencanan pesimis. Perencanaan yang tidak dapat dilaksanakn.
2. Perencanan optimis. Terlaksana.

Definisi dan unsur-unsur perencanaan:

• Garth N.Jone. perencanaan adalah : Suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada tindakn yang paling baik untuk pencapaian tugas.
• M.Farland. perencanan adalah : Suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubag dari pada wewenangnya.

Bagian atau unsur –unsur dari perencanaan:

• Hasil akhir (The ends). Spesifikasi dari tujuan atau sasaran yang akan dicapai dan bilamana kit akan mencapai.
• Alat-alat yaitu : Pemilihan dari kebijaksaan,startegi, prosedur, dan prakteknya.
• Sumber yaitu: Meliputi kwantitas mendapatakn dan mengalokasiakn bermacam macam sumber antara lain tenaga kerja keuangan.
• Pelakasanan.
• Pengawasan.

Didalam perencanan ada beberapa tipe:

• Rencana-rencana strategi plans yaitu: perencanan yang dirancang untuk mrmenuhi tujuan organisasi yang mengimplemasikan misi yang memberikan alasan yang khas pada orang.
• Perencanan operasional yaitu: perencanan yang menguraiakan secara lebih terperinci bagaimana rencana startegi akan tercapai.

Langkah-langkah dalam penyusunan perencanaan:

• Menentukan misi dan tujuan. Perumusan misi dipengaruhi oleh nilai-nilai.
• Pengembangan profil perusahan dan biasanyan mencerminkan keadaan internal dan kemampaun seseorang atau perusahan.
• Analisa lingkungan external.Mengidentifikasi cara-cara dalam hal perubahan internal, politik, ekonomi, sosbud, dan teknologi secara tidak langsung mempengaruhi organisasi. Identifikasi dan analisis lingkungan ekternal dapat dilakuakn dengan berbagai metode permalaan

Proses perencanan stategi formal:

1. 1. Pemahaman dan perumusan masalah. Untuk mempermudah manager untuk mengidenfikasi maka pertama kali :

• Adakan dulu uji coba secara sistematis hubungan sebab akibat.
• Carilah penyimpangan dan perubahan dari yang normal.
• Konsultasi atau tanya jawab pada perusahan .

1. 2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan.

Pertama sekali manager harus mengumpulkan data apa yang diperlukan untuk memutuskan keputusan apa yang tepat untuk mendapatkan informasi yang tepat.

• Pengembangan alternatif.

Kecendrungan untuk menerima alternatif keputusan yang pertma kali flexible sering mengidarkan pencapaian yang terbaik untuk masalah lainya. Pengembangan sejumalh alternatif memungkinkan manager menolak kecendrungan utuk membuat keputusanyang efektif.

• Evaluasi alternatif.

Utuk menilai efektifitas ada 2 kriteria :

1. Apakah alternatif realistik bila dihubungkan dengan tujuan dan sdm organisasi seberapa baik alternatif akan membantu pemecahan masalah.
2. Apakah alternatif yang diberikan sudah merupakan alternatif terbaik.

Rencana – rencana operasioanal ada 2 Yaitu:

1. Rencana tunggal (Single use plan)

Ialah : Menentukan langkah kegiatan yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat dan selesai apa bila sasaran sudah tercapai (hanya satu kali pakai)
Tipe – tipe rencana tunggal ada 3 yaitu:
a)      Program yaitu : Serangkaian kegiatan yang mencakup luas yang dapat lihat didalamnya seperti langkah –langkah pokok untuk mencapai tujuan. Satuan program organisasi yang bertanggungjawab terhadap kegiatan urutan waktu dan untuk setiap tahap.
b)      Proyek adalah: Rencana yang sekali pakai yang merupakan bagian terpisah dari program. Proyek merupakan alat dari proyek yang efektif yang mempunyai ruang lingup terbatas.
c)      Anggaran adalah: Laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan –kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu..

1. Rencana – rencana tetap.

Yaitu:Pendekatan –pendekatan yang standart untuk penangaan situasi –situasi yang dapat dppikirkan dan terjadi secara berulang-ulang.Wujud dari rencana tetap adalah:

• Kebijaksanan adalah: Pedoman untuk mengambil keputusan. Kebijakasanan batas dari penganbilan keputusan membuat keputusan apa yang diambil oleh seorang manajer.
• Prosedur adalah: Proses untuk diketahui apa yang akan dilakukan dengan demikian langkah –langkah itu menjadi suatu yang rutin dan tugas dari pada adm yang bertujuan untuk menyerderhanakan supaya tidak berbelit-belit.
• Aturan atau rulls adalah: Pernyataan atau ketetentuan bahwa suatu kegiatan tertentu tidak boleh dilakukan dalam melaksanakan aturan para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan aturan tersendiri.

Kebaiakan rencana-rancana dari startegi:

• Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan organisasi.
• Membantu para manajer dlam pengambilan keputusan.
• Meminumkan kesalan karena sasaran dan tujuan dengan cepat dan tepat.

Kelemahan dari rencana Stategi:

• Memerlukan investasi waktu yang cukup lama dan biaya serta orang yang cukup besar.
• Cendrung membatasi organisasi hanya terdapat pilihan yang paling rasioanaldan bebas resiko.

Hambatan-hambatan dalam pembuatan rencana –rencana yang efektif:

• Kurangnya pengetahuan dalam berorganisasi.
• Kurangnya peb\getahuan lingkungan.
• Ketidakmampuan terhadap peramalan efektif.
• Kesulitan dari biaya.
• Takut gagal.
• Pengunaan dari SDM.

2.PENGAWASAN
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002)
Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)
Pengawasan adalah: Proses pengamatan dari berbagai organisasi bahwa semua kegiatan yang dicapai dengan rencan selanjutnya. Sasaran pengawasan itu adalah untuk menunjukan kelemahan dan kesalahan dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah aga tidak terulang kembali.Dalam pengawasan pendekatan tidak hanya dilakuakan secara taknik dan mekanistik tetapi digabungkan dengan pendekatan kepribadian dan pendekatan keprilakuan agar terjadi proses pengawasan yang mendapatkan hasi sesuai dengan harapan setiap organisasi.Ada beberapa hak yang bersipat fundamental supay pengawasan sesuai dengan rencana yaitu:

• Berorientasi kepada Efisensi.
• Berorientasi kepada Efektifitas.
• Berorientasi kepada Produktifitas.
• Pengawasan dilakukan pada saat kegiatan berlangsung.
• Pengawasan dilakukan karena sikap manusia yang tidak terlepas dari kesalahan.
• Pengawasan dilakukan sesuai dengan proses dasar pengawasan yang harus diketahui dan ditaati.

Jenis-jenis pengawasan.

• Pengawasan dari dalam adalah: Pengawasan yang dilakuakan oleh aparat atau unit dari organisasi itu sendiri yang dibertundak atas nama pimpinan atau organisasi.
• Pengawasan dari ektern adalah: Pengawasan yang dilakukan oleh organisasi yang dibentuk dari luar organisasi dan bertindak untuk organisasi itu sendiri atau pimpinan dan biasanya permintaan oleh perusahaan.
• Pengawasan prepentif adalah: Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan atau dikerjakan yang bertujuan untuk mencegah kesalan yang terjadi.
• Pengawasan represif adalah: Pengawasan yang dilakuakan pad saat kegiatan itu sudah berlangsung yang bertujuan untuk menjamin kelangsungan pekrejaan.

Beberapa kegiatan sistem dalam pelaksanan Represif.
1.Sistem Komperatif.

• Mempelajari laporan kemajuan dari pelaksanan pekerjaan dan dibandingkan jadwal rencana pelaksanaan.
• Membandingkan laporan –laporan hasil pelaksanan pekerjaan dengan rencana yang telah diputuskan sebelumnya.
• Adakah analisa terhadap perbedaan tersebut factor yang mempengaruhi.
• Buatlah penilaian.
• Buatlah keputusan terhadap usulan perbaikakannya maupun penyermpurnaan.

2.Sistem Preivikatif:

• -Tentukan ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.
• -Buatlah pemerikasaan secara priodik.
• -Pelajari laporan perkembangan dari hasil pelaksanaan.
• -Mengadakan penilaian.
• -Putuskan tindakan untuk membuat suatu keputusan.

3.Sistem Insepktif adalah: Mengecek kebenaran dari suatu laporan yang dibuat dari pihak petugas pelaksanaan.
4.Sistem Investikatif adalah: Sistem yang dilakuakan dengan menitiberatkan terhadap penyelidikan atau penelitian yang lebih dalam terhadap masalah yang bersifat negatif dan mengambil keputusan.

HUMAS

1. A. Definisi Humas

Definisi humas dapat di jelaskan dengan 2 (dua) klasifikasi. Pertama, tentang karakteristik humas atau cirri-ciri humas. Kedua, keberadaan humas dalam organisasi yang meliputi tujuan humas, fungsi humas, tugas dan kegiatan humas. Pada umumnya Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas (bahasa Inggris : public relation) adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi. Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi , mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.

1. B. Karakteristi Hubungan Masyarakat

Ada 4 (empat) cirri utama humas yang disebut sebagai karakteristik humas, diantaranya yaitu :

1. Adanya Upaya Komunikasi Yang Bersifat Dua Arah

Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak semua komunikasi dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi cirri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbale balik.

1. Sifatnya Yang Terencana

Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja / aktivitas humas merupakan kerja / aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata). Syarat terencana dan dan berkesinambungan ini merupakan salah satu sarat yang dinilai dalam kompetisi tertinggi program PR internasional, yakni Golden World Award For Excellence in PR (GWA).

1. Berorientasi Pada Organisasi / Lembaga

Denngan mencermati orientas tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi,misi, dan budaya organisasi / lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi / lembaga inilah yang menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.

1. Sasarannya Adalah Pubublik

Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perlu disampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan PR sebagai personal Relation.
BAB II
KEBERADAAN HUMAS DALAM ORGANISASI

1. A. Tujuan Humas

Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yaitu adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya. Dengan demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas adalah sebagai berikut:

1. Terpelihara dan Terbentuknya Saling Pengertian (Aspek Kognisi)

Yaitu membuat public dan organisasi / lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan demikian aktivitas kehumasan harusnya menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti tersebut. Sifat komunikasinya cenderung informative saja.

1. Menjaga dan Membentuk Saling Percaya (Aspek Afektif)

Artinya lebig pada tujuan emosi, yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence). Untuk mencapai tujuan saling percaya ini, prinsip-prisip komunikasi persuasif dapat diterapkan. Sikap saling percaya keberadaannya masih bersifat laten (tersembunyi), yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan “kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/lembaga akan “kebaikan/ketulusan publiknya.

1. Memelihara dan menciptakan kerja sama (Aspek Psikomotoris)

Yaitu dengan komunikasi diharapkan akan terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu.
Mengacu dari ketiga tujuan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa  setelah pengetahuan/pikiran dibuka, emosi atau kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuan yang lebih besar yakni, terbentuknya citra/ image yang fafourable tehadap organisasi/lembaga dimana humas berada.

1. B. Fungsi Humas

Berbicara fungsi berarti berbicara masalah kegunaan humas dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga. Dalam buku Publi Relations: Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi PR Yaitu:

1. 1. Fungsi konstruktif

Fungsi ini mendorong humas membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk disini humas bertindak secara preventif (mencegah).

1. 2. Fungsi korektif

Artinya, apabila sebuah organisasi/lembaga terjadi masalah-masalah (krisis) dengan public, maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesainya masalah tersebut. Fungsi ini sama halnya dengan suatu penyakit, ketika orang sudah dalam keadaan sakit, maka upaya salanjutnya adalah upaya mengobati menuju kesembuhan. Karena mengobati adalah salah satu upaya penyembuhan, maka dapat jadi upaya ini gagal totol sehingga menyebabkan kematian. Pepatah mengatakan, “mencegah lebih baik daripada mengobati.”

1. C. Peranan Petugas Humas

Peranan humas dapat digolongkan menjadi 4 (empat) peran, diantanya yaitu:

1. 1. Expert Preciber Communication

Petugas PR dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/ organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien.

1. 2. Problem Solving Process Facilitator

Yakni peranan sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah. Pada peranan ini petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen (krisis). Dia menjadi anggota tim, bahkan bila memungkinkan menjadi leder dalam penanganan krisis manajemen.

1. 3. Communication Facilitator

Peranan petugas humas sebagai komunikasi antara perusahaan/organisasi  dengan publik. Baik dengan publik exsternal maupun internal. Istilah yang paling umum adalah sebagai jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan. Sebagai media atau penengah bila terjadi miscommunication.

1. 4. Tehnician Comunication

Di sini petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi. Dia melayani layanan di bidang teknis, sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas humas, melainkan keputusan manajemen dan petugas humas yang melaksanakan.
Peranan yang paling sering dilakukan petugas humas sangat tergantung dari beberapa hal, Antara lain system budaya organisasi/perusahaannya, tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas, struktur organisasi/perusahaan yang menentukan wewenang dan kebijakan humas, serta cirri khas kehumasan sebuah organisasi/perusahaan. Sementara peranan ideal menginginkan humas dapat terlibat hingga di tingkat messo/manajerial.

1. D. Tugas Humas

Ada tiga tugas humas dalam organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fingsi humas. Ketiga tugas tersebut adalah sebagai berikut:

1. Menginterpretasikan, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik, kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi/lembaga.
2. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik. Kepentingan organisasi/lembaga dapat jadi jauh berbeda dengan kepentinga publik dan sebaliknya, namun dapat juga kepentingan ini jauh berbeda bahkan dapat juga kepentingannya sama.
3. Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik. Tugas mengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan dan wewenang humas yang tinngi dan luas. Karena tugas ini dapat berarti humas memiliki wawanang untuk memberi nasehat apakah suatu program sebaiknya di teruskan ataukah ditunda/dihentikah.

1. E. Kegiatan Humas

Kegiatan merupakan implementasi dari tugas. Dengan demikian, kegiatan humas sebenarnya adalah implementasi dari tugas humas untuk mencapai tujuan humas dan menjalankan fungsi dan peranannya secara mennyeluruh.
Kegiatan humas pada hakikatnya adalah kegiatan berkomunikasi dengan berbagai macam simbul komunikasi, verbal maupun nonverbal. Kegiatan komunikasi nonverbal, sebagian besar adalah pekerjaan mulai dari menulis proposal, artikel, progress report, menulis untuk presentasi, menulis untuk pres (press realis), membuat rekomendasi dan lain sebagainya. Sedangkan verbal lisan antara lain jumpa pers, goert guide / open house, announcer, presenter,desk informations, dan sebagainya. Kegiatan komunikasi nonverbal meliputi penyelenggaraan pameran, seminar, special event, riset / penelitian, pers kliping, dan sebagainya.
BAB III
ALAT-ALAT HUMAS

1. A. Iklan

Perbedaan mendasar iklan sebagai alat marketing dan iklan sebagai alat humas adalah dengan melihat pesan yang diiklankan. Selama pesan iklan berkaitan dengan prodok, maka dapat dikatakan saat itu iklan merupakan media/alat marketing. Namun, ketika iklan membawa pesan yang berkaitan dengan perusahaan, maka saat itu iklan merupakan alat atau media humas. Menurut Rhenald Klasik setidaknya ada empat jenis iklan korporat :

1. 1. Public Relations Advertising

Yaitu iklan yang ditunjukkan kepada masyarakat dengan tujuan menjelaskan tentang suatu hal menyangkut pelayanannya. Misalnya: pindah gedung, keterlambatan pelayanan, permintaan maaf, ucapan terimakasih,dll.

1. 2. Institusional Advertising

Iklan jenis ini bertujuan untuk memperkuat image dan awareness. Pesan-pesan yang disampaikan cenderung lebih filosofis. Misalnya, tentang kotribusi perusahaan terhadap masyarakat, tentang keberhasilan perusahaan, visi misi perusahaan, pelayanan masyarakat, dan sebagainya.

1. 3. Corporate Identity Advertising

Yaitu jenis iklan yang menampilkan beberapa identitas perusahaan yang terdiri dari grafik logo, warna identitas, nama perusahaan dan desain fisik lainnya.

1. 4. Recruitmenet Advertising

Bentuk, ukuran, desain, penggunaan kata-kata, dan kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan tersendiri bagi masyarakat untuk menilai reputasi perusahaan.
Selain iklan korporat, penjelasan tentang iklan dapat dijadikan sebagai alat humas untuk menjelaskan dengan fenomena bahwa iklan produk juga berimplikasi pada terbentuknya image negatif tentang perusahaan.

1. B. Pameran

Selain iklan pameran juga dapat digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan humas. Kegiatan pameran, baik yang diadakan sendiri maupun oleh organisasi lain, merupakan ajang publikasi yang baik. Disinilah humas memanfaatkan pameran untuk memperoleh publisitas. Petugas humas melobi pejabat atau tokoh masyarakat yang diminta membuka pameran untuk mengunjungi stand perusahaannya Hal ini diharapkan pers dapat mengabadikan foto pejabat dengan latar belakang stand pameran kita kemudian untuk ditampilkan dalam media masa.
Namun, seperti halnya iklan, pameran juga memiliki implikasi yang buruk bagi kehumasan. Yakni bila stand pameran yang dibangun tidak mencermenkan wibawa perusahaan, penjaga stand yang tidak mencerminkan budaya organisasi,bahan-bahan pameran yang tidak mencerminkan kualitas produk,dan sebagainya.

1. C. Media Internal

Media internal atau dikenal dengan istilah majalah Ing-griya, perusahaan suatu terbitan yang ditunjukkan untuk publik internal (karyawan dan keluarga karyawan), berisi tentang beberapa informasi perusahaan, sifatnya top down maupun bottom up, tujuannya diciptakan untuk menciptakan kondisi yang well informed dan membina loyalitas antara karyawan dengan perusahaan.

1. D. Fotografi

Dalam humas, foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun untuk kepentingan arsip/dokumentasi. Foto-foto ini diambil oleh fotografer yang professional dengan sutradara seorang humas yang terlatih. Humas harus tetap mengambil kemudi dalam hal pengambilan dan penyimpanan foto ini tentu ada alasannya. Karena bagaimanapun, foto yang digunakan untuk keperluan publikasi maupun yang lain mestinya tidak boleh bertentangan dengan terjaganya image perusahaan.

1. E. Film

Film bagi humas merupakan media komunikasi, instruksi, riset dan sebagainya. Melalui film humas dapat menyampaikan pesan-pesannya. Tidak hanya film documenter, film cerita pun merupakan media yang efektif. Semuanya mengajak masyarakat untuk memaklumi kelemahan-kelemahan profesionalnya, menghargai kejujuran, dan bertepuk tangan atas pengorbanannya. Artinya kembali tujuan film itu adalah membentuk image positif.

1. F. Pers

Termasuk dalam kelompok media massa adalah radio, televisi, surat kabar, majalah, dan buku. Beberapa kegiatan yang dapat dilakukan humas dalam hubungan ini adalah jumpa pers, press tour press clipping. Ada banyak keuntungan melakukan kegiatan berhubungan dengan pers. Tidak hanya memperoleh publisitas bila termuat di media mereka, melainkan humas juga dapat memposisikan pers sebagai sumber informasi dan evaluasi.

BAB IV
MACAM-MACAM HUMAS

1. A. Humas Pemerintah

Humas pemerintah pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di indtitusi pemerintahan dibentuk untukmempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka. Tugas pemerintah memang sangat berat, sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai publik dengan kepentingan yang sangat komplek pula. Hal ini memang tidak lepas dari “karakteristik” yang meletak dalam setiap program/kegiatan pemerintah, antara lain sebagai berikut :

1. Program pemerintah ditunjuk untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan (intelejensi) yang beragam.
2. Sering kali hasilnya abstrak, yang sulit dilihat dalam waktu dekat, bahkan dalam jangka yang panjang sekalipun, karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.
3. Program pemerintah selalu mendapat controlling / pengawasan dari berbagai kalangan terutama pers, Lembaga Swadaya Masyarakat, dan sebagainya.

Kebanyakan humas pemerintah diarahkan untuk hubungan dengan media, masalah umum, dokumentasi dan publikasi. Sementara itu, kegiatan-kegiatan yang biasanya ditangani oleh humas antara lain adalah konferensi pers, membuat pers release, press clipping, pameran-pameran, penerbitan media interen, mengorganisir pertemuan dengan masyarakat, penerangan melalui berbagai media komunikasi bagi masyarakat, mendokumentasi berbagai kegiatan instansi, mengorganisir kunjungan-kunjungan para pejabat,menerima keluhan masyarakat/publik.

1. B. Humas Industri Dan Bisnis

Humas industri dan bisnis telah diterima oleh perusahaan-perusahaanbesar. Humas disana meupakan fungsi menejemen yang turut menentukan suksesnya operasi suatu perusahaan. Humas dalam industri dan bisnis berkembang sering dengan masyarakat terhadapp keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajement terutana didalam industri dan bisnis.Kesadaran masyarakat tentang pengaruh keputusan industri dan bisnis terhadap hal-hal diatas dan masyarakat sebagai sasaran market industri dan bisnis di sisi yang lain, menimbulkan kesadaran kalangan industri dan bisnis untuk ikut memperhatikan danmelibatkan peranan masyarakat terhadap keputusan mereka.
Masyarakat dapat digunakan oleh industri untuk mempengaruhi legislative,pengesahan undang-undang uatau peraturan, usaha-usaha lobi masyarakat, liputan pers, komentar editorial, surat pembaca ataupun dalam usaha pemberitahuan kepada cabang-cabang perusahaan. Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi ; hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada akhirnya melahirkan peraturan marketing PR (MPR), hubungan pemegang saham, hubungan dengan karyawan, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan antar perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan pemerintahan (legeslatif dan eksekutif.

1. C. Humas Sosial

Banyak aktivitas humas yang menyangkut kesejahteraan umum terpisah dari implikasi-implikasi komersial yang biasa. Berikut ini beberapa praktik humas dalam organisasi-orgganisasi sosial, latar belakang, dan penerapan-penerapannya.

1. 1. Humas Penegak Hukum

Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalam kepolisian. Penegak hukum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik.

1. 2. Humas Organisasi Keagamaan

Organisasi-organisasi keagamaan sekarang mulai menyadari pentingnya media masa untuk mencapai para jamaah dari mempropagandakan doktrin-doktrin mereka.

1. 3. Humas Provesi

Profesi kedokteran, profesi pengacara, profesi wartawan, profesi artis dan sebagainya, juga tidak kalah dalam menggunakan pendekatan humas untuk berkomunikasi dengan masyarakat.

1. 4. Humas Organisasi Sukarela

Ada banyak organisasi sukarela, puluhan, ratusan, bahkan mungkin ribuan, dan kebanyakan mereka membutuhkan dana terus menerus. Sehingga dapat dikatakan pencarian dana merupakan tujuan pokok dari organisasi ini, dana ini nantinya untuk membiayai kerja sosial, kesejahteraan masyarakat, dan hal-hal lainnya. Menerbitkan majalah internal, surat edaran, selebaran-selebaran, publikasi, kop surat, dan sebagainya. Citra organisasi sosial sangat penting bagi kesuksesan baik dalam menarik dana bantuan ataupun menjamin kerjasama dari para pekerja sukarela. Disitulah perlunya organisasi sukarela memerlukan nasehat ahli humas dan menggunakan pendekatan kehumasan.

1. D. Humas Organisasi Internasional

Lahirnya humas internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan bidang pariwisata, bidang komunikasi, transportasi, tukar menukar dibidang pendidikan seperti pertukaran dosen dan mahasiswa, timbulnya masalah internasional, dalam bidang ekonomi, politik dan sebagainya. Petugas humas akan di rekrut dari berbagai negara untuk menghindari bias. Media yang biasa digunakan adalah pers, film, konferensi, study group, dan sebagainya. Jelas bahwa aktivitas humas tidak dapat dibatasi oleh batasan-batasan Negara.
BAB V
FENOMENA HUMAS

1. A. Pembahasan

Penerapan humas dalam organisasi berbeda-beda. Tergantung dari pertama interpretasi / persepsi pimpinan organisasi / lembaga, kedua kebutuhan organisasi/ lembaga, dan jenis organisasi/lembaga. organisasi/lembaga dapat dibedakan berdasarkan orientasi profit dan nonprofit atau komersial dan nonkomersial. Dilihat dari bidang usahanya ada organisasi/lembaga jasa dan manufaktur. Dilihat dari setatusnya ada organisasi/lembaga pemerintah dan swasta. Berikut adalah contoh-contoh penerapan humas di berbagai macam organisasi/lembaga.

1. 1. Kisah di Balik Sukses Jurassic Park

Diceritakan kembali dari penuturan Jannus Hutapea dalam Lokakarya Publik Relations di Universitas Trisakti, 1999.

1. 2. Kisah Persebaya

Diceritakan kembali dari penuturan H. Agil H. Ali, dalam Short Course Public Relations, Retorika & Protokoler oleh indopurels dan PWI Jatim, Surabaya 1991.

1. 3. Kisah MacDonald

Diceritakan kembali dari penuturan Rhenald Kasali saat beraudisi tantang hasil penelitiannya, ”Strategi Penanganan Krisis”, di Universitas Muhamadiah Malang, 1999.

1. 4. Kisah Lemak Babi Dancow

Diceritakan kembali dari penuturan Miranti Abidin dalam Lokakarya Provesionalisme Public Relations, di Universitas Petra Surabaya, 1998.

1. 5. Kisah Arianespace

Diceritakan kembali dari penuturan Wicaksono Noeradi dalam Lokakarya Provesionalisme Public Relations, di Universitas Petra Surabaya, 1998.

1. 6. Kisah Hallmark

Halmark adalah perusahaan pembuat dan distributor kartu terkenal di amerika. Pusat perusahaan berada di Kansas City dan dikelola oleh professional yang sangat mengerti akan manfaat humas bagi perusahaannya. Komitmen yang mengitari bisnisnya sangat kuat, suatu komitmen yang sangat menguntungkan bagi penerapan humas yang ideal.
Masih banyak lagi yang sebenarnya menurut kita, namun tidak disadari. Kesadaran akan lingkungan hidup di Indonesia,juga menggunakan strategi kehumasan.
BAB VI
PROFIL HUMAS

1. A. Humas Yang Melembaga

Sebagai bidang yang melembaga beraarti memiliki seseorang yang memimpin, memiliki staf dan mestinya memiliki ruang/tempat dan sarana-prasarana pendukungnya.Pengorganasasian disini berbicara tentang struktur, wewenang, tugas dan tanggung jawab. Humas yang melembaga lebih dikenal dengan istilah, bagian/departermen/ divisi humas/ PR/ communication. Dalam bentuk ini terdapat dua system, yaitu sistem sentralisasi dan desentralisasi.
Sistem Sentralisasi yaitu biasanya diterapkan pada perusahaan yang tidak besar. Di mana aktivitas PR diorganisasi secara terpusat atau oleh pusat, posisi atau keduduukan praktisi PR biasanya berada di bawah bagian yang lain dan berada di tingkat lower-middlemanagement.
Sistem Desentralisasi yaitu sistem ini biasanya diterapkan pada peruahaan yang besar, dam manajemen mengerti betul akan pentingnya PR sebagai suatu pendekatan manajemen.
Sistem mana yang akan diterapkan tergantung dari beberapa hal, antara lain sebagai berikut :

1. 1. Besar Kecilnya Perusahaan

Hal ini akan berkaitan dengan kemampuan perusahaan untuk menyediakan dana bagi humas, kompleksitas permasalahan yang dihadapinya, kemampuan dalam menyediakan sumber daya kehumasan yang lainnya.

1. 2. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi berkaitan dengan wewenang dan tanggung jawab, hubungan antar struktur, system yang membangun dan budaya organisasi.

1. 3. Arti Penting PR Bagi Manajemen

Hal ini berkaitan dengan kekhasan penerapan humas di suatu lembaga, kewenangan petugas humas, peranannya dalam manajemen dan bentuk support dari manajemen puncak.

1. 4. Karakteristik Khas Kehumasan Masing-Masing Lembaga

Hal ini sangat erat kaitannya dengan arti penting PR bagi manajemen.

1. B. Exstern PR/Humas Agency

Exstern PR adalah sebuah lembaga/perusahaan independen yang berbadan hukum dan bergerak dala layanan dibidag humas, PR ekstern meliputi :

1. 1. PR Full Service, sebuah perusahaan tersendiri yang bergerak dalam bisnis pelayanan kehumasan, meliputi kegiatan konseling dan sekaligus pelayanan konsultasi dan pelayanan apa yang mereka berikan kepada klien ( perseoranga/perusahaan PR tersebut).
2. 2. PR Consultant, yaitu perusahaan PR yang bergerak dalam yayanan konsultasi kehumasan. Pelayanan kosultan yang diberikan tergantung dari kompetensi yang dimiliki para konsultannya.

Beberapa perusahaan Full Service dan Consultant memberi pelayanan di beberapa bidang antara lain :

1. Pemulihan citra
2. Pembentukan citra
3. Corporate culture
4. Media relations dan publisitas
5. Government relations
6. Marketing PR
7. Komunikasi organisasi
8. h. Community relations
9. 3. Even Organizer, adalah perusahaan yang melayani jasa sebagai pelaksana sebuah event / kegiatan yang berhubungan dengan publik. Perusahaan ini cenderung spesialis, misalnya:

Sistem kerja perusahaan PR ekstern ini, selayaknya hubungan antara pengacara dengan klien (mereka yang memiliki kasus hokum). Seperti perusahaan advertising dangan klien (advertising).

1. C. Profil Petugas Humas

Memang tidak mudah menggambarkan profil petugas humas, namun dari beberapa buku disebutkan enam criteria yang merangkum kualitas seseorang praktisi humas yang baik,meliputi hal-hal berikut ini.

1. Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter dengan baik.
2. Mampu berkomunikasi dengan baik, menjelaskan segala sesuatu dengan jelas da lugas, baik lisan maupun tertulis,atau bahkan secara visual.
3. Mampu mengorganisir segala sesuatu, termasuk dalam perencanaan prima.
4. Memiliki integritas personal,baik dalam profesi maupun kehidupan pribadi.
5. Mempunyai imajinasi.
6. Serba tahu, dalam hal ini adalah akses informasi yang seluas-luasnya.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan criteria ideal adalah kemampuan dalam hal manajemen, keterampilan, dan kepribadian. Gambaran umu tentang profil petugas humas dan kualifikasi yang dimilikinya sebagai berikut. Petugas humas haruslah orang cukup terampil, khususnya di bidang penulisan, mendengarkan, berbicara, membaca dan menggunakan alat-alat komunikasi lainnya.
PR harus memiliki pengetahuan yang mendalam tentang berbagai macam media dan memahami proses manajeman. PR harus memiliki kemampuan dalam memecahkan suatu masalah, dala mengambil keputusan, mengelola opini public, mengefaluasi kecenderungan perilaku dan respo public. PR juga harus memiliki selera dan perilaku yang baik tentang etika, simpati, dan empati, kepemimpinan, semangat, kreativitas dan imajiasi, kematangan/stabilitas kepribadian serta integritas pribadi.
BAB VII
ORGANISASI PROFESI HUMAS

1. A. PERHUMAS

Pada tanggal 15 Desember 1972 para praktisi humas di Indonesia mendirikan Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (PERHUMAS) di jakarta. Berikut tujuan-tujuan PERHUMAS adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan perkembangan dan keterampilan profesional hubungabmasyarakat di Indonesia.
2. Memperluas dan memperdalam pengetahuan mengenai hubungan masyarakat.
3. Meningkatkan kontak dan pertukaran pengalaman diantara para anggotanya.
4. Menyelenggarakan hubungan dengan organisasi-organisasi serumpun dengan bidang hubungan masyarakat, di dalam maupun diluar negeri.

Tahun 1977 Perhumas memprakarsai berdirinya organisasi humas di Asia Tenggara yaitu FAPRO (Federation of ASEAN Public Relations Organization) di Kuala Lumpur. Indonesia melalui Perhumas ditunjuk menjadi tuan rumah konferensi FAPRO di jakarta.
Sebagai organisasi resmi, Perhumas telah menetapkan kode etik profesi dan telah terdaftar di Departermen Dalam Negeri dan Departermen Penerangan waktu itu, serta tercatat dan diakui oleh International public Relations Association (IPRA), yang merupakan organisasi profesi di tingkat internasional.

1. B. APPRI

Di Indonesia juga terdapat organisasi yanng menghimpun perusahaan humas, yakni APPRI (Asosiasi Perusahaan Public Relations). APRI didirikan pada 10 April 1987 di Jakarta bersifat independen. Tujuan Apri Adalah sebagai berikut:

1. Menghimpun, membina dan mengarahkan potensi perusahaan public relations nasional, agar secara aktif, positif, dan kreatif, turut serta dalam usaha mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur, berlandaskan pancasila dan UUD 1945.
2. Mewujudkan fungsi public relations yang sehat, jujur dan bertanggung jawab, sesuai dengan kode praktik dan kode etik yang lazim berlaku secara nasional dan internasional.
3. Mengembangan dan mewujudkan kepentingan asosiasi dengan memberikan kesempatan kepada para anggota dengan konsultasi dan kerjasama serta memberikan saran bagi pemerintah.
4. Memberi informasi kepada klien bahwa anggota APPRI memenuhi syarat untuk memberikan nasihat dalam bidang public relations dan akan bertindak untuk klien menurut kemampuan profesionalnya.
5. Merupakan sarana untuk para anggotanya dalam soal-soal kepentingan usaha dan profesi, dan menjadi forum koordinasi praktik publik relations.
6. Merupakan medium bagi masyarakat umum untuk mengetahui mengenai pengalaman dan kualifikasi para anggotanya.
7. Membantu mengembangkan kepercayaan umum atas jasa public relations.

APPRI juga telah menetapkan kode etik profesi dan memberlakukan pada anggotanya. Sampai sejauh ini anggota APPRI telah berkiprah di tingkat internasional.

1. C. Organisasi Profesi Humasi Di Luar Negeri

Berikut beberapa profil organisasi profesi dari negara-negara di Dunia, antara lain yaitu:

1. 1. PRSA (Public Relations Sociaty of American)

Berkantor pusat di New York, PRSA berdiri tahun 1947. PRSA memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Untuk menyatukan mereka yang melakukan kegiatan di bidang humas.
2. Untuk mempertimbangkan segala masalah yang dihadapi bidanb kehumasan.
3. Untuk merumuskan, memajukan, menjelaskan tujuan, fungsi humas dan seterusnya kepada kelompok-kelompokusaha.
4. Untuk memperbaiki hubungan pelaksanaan humas dengan para majikan dan klien.
5. Untuk memajukan dan berusaha mempertahankan standar yang tinggi pelayanan umum dan tingkah laku.
6. Untuk bertukar pikiran dan pengalaman. Serta untuk menerbitkan pamflet, buku, monografi, majalah dan sebagainya.
7. Untuk menggiatkan, menyediakan sarana dan kesempatan bagi riset serta memberikan, menghibahkan, dan menseponsori pemberian beasiswa.
   1. 2. Institute Public Relations of British (IPR)

IPR merupakan organisasi humas di nggris didirikan secara resmi dan mendapat pengakuan pada tahun 1964, tujuan PR adalah sebagai berikut :

1. Untuk memajukan perkembangan humas.
2. Untuk mendorong dan memupuk ketaatan pada standar profesional yang tinggi untuk para anggotanya.
3. Untuk mengatur diskusi, konferusik, pertemuan, dan lain-lain mengenai masalah yanag menjadi pertimbangan bersama.dan secara umun bertindak sebagai wadah bagi pertukayan gagasan mengenai praktek kehumasan.
   1. 3. Netherlands Society of Public Relations

Beberapa tokoh pers terkemuka di Belanda merintis suatu perhimpunan profesi humas yang pada tahun 1952 telah mendapat izin dari kerajaan, dengan nama Netherlands Society of Public Relations dan pada tahun 1979 namanya diganti menjadi NGPR (Vereniging voor Public Relations en Voorlichting/Asosiasi PR dan informasi).

1. D. Organisasi Profesi Humas Internasional

Organisasi humas tingkat internasional terbentuk pada Mei 1955 dalam suatu pertemuan di Stratfort-Upon-Avon, Dengan tujuan sebagai berikut:

1. Menyediakan jalur bagi pertukaran gagasan dan pengalaman profesional antara mereka yang berurusan dalam kegiatan humas mengenai kepentingan internasional.
2. Mengadakansuatu rotasi apabila anggotanya setiap saat memerlukan pemberitahuan dan bimbingan.
3. Membantu mencapai kualitas tertinggi tentang praktik kehumasan umumnya di seluruh negara dan terutama di bidang internasional.
4. Meningkatkan praktik kehumasan di semua bidang kegiatan di dunia dan memajukan nilai-nilai dan pengaruhnya melalui promosi ilmu pengetahuan.
5. Meninjau dan mencari jalan keluar terhadap permasalahan yang mempengaruhi praktik kehumasan yang biasa terjadi di berbagai negara termasuk masalah-masalah seperti status profesi sebagai kode etik profesi.
6. Menebitkan berbagai buleti, majalah atau terbitan-terbitan lain, seperti “Who’s Who” dibidang humas internasional.
7. Mengerjakan kegiatan-kegiatan lain yang mungkin menguntungkan para anggotanya.

Keanggotaan IPRA terbuka bagi semua orang yang bertanggung jawab penuh bagi rencana dan pelaksanaan suatu bagian penting dan berkaitan dengan semua kegiatan dari suatu badan hukum, perusahaan,perserikatan, pemerintah atau organisasi lain yang membina hubungan baik dan produktif dengan publik atan khalayak ramai.
BAB VIII
TOKOH DAN PERISTIWA PENTING

1. A. humas di dunia ketiga

Pihak pertama yang menerapkan teknik-teknik kehumasan dalam “manajemennya” adalah pihak pemerintah. Tahun 1807 ketika presidan Thomas Jefferson dari amerika sedang mengarang pidatonya yang ke tujuh bagi kongtes, diperkirakan saat itu dia adalah pemakai istilah humas yang pertama. Ia mencoret kata state of thought dan sebagai gantinya ia menulis public relations.
Kemudian tahun 1903 seorang tokoh dari amerika yang kemudian dikenal sebagai “ God Father of PR” untuk praktik kehumasan, Ivy L. Lee meninggalkan pekerjaannya sebagai reporter dan memulai pekerjaanya sebagai agen pers. Selain itu kegiatan kehumasan juga telah dilakukan oleh komisi asuransi di inggris pada tahun 1911 atas instruksi Llyod George bendahara negara untuk menjelaskan undang-undang asuransi nasional. Taktik kehumasan yang cukup rinci dan terarah mulai digunakan oleh pemerintah inggris pada tahun 1912.
Diantara orang berbakat dalam kelompok creel, munculah seorang tokoh yang pada tahun 1999lalu dikukuhkan sebagai  “God Father of PR” atau pemikiran dalam falsafah dan pendidikan humas, yakni Edward L. Bernays keponakan Sigmoud Freud. Antara tahun 1926 hingga 1923 di Iggris berlangsung suatu upaya kehumasan besar-besaran pada zamannya. Tahun 1926 kerajaan inggris membentuk Dewan Penasehat Kerajaan yang merupakan tanda pertama digunakan humas sebagaimana kita kenal sekarang.Tujuan dari dewan ini adalah membuat kerajaan tetap menjadi pikiran rakyat iggris.
Di antara perang Dunia, terjadi perkembangan pesat aktivitas humas disetiap bidang kehidupan Amerika Serikat. Tanda-tanda pecahnya Perang Dunia II mempercepat tendensi tersebut dan sekalilagi pemerintah Amerika merintis jalan dengan merintis kantor informasi perang OWI (the office of war information) di bawah pimpinan Elmer Dafis. Ketika perang dunia berakhir kementrian  penerangan diganti dengan suatu lembaga nonkementrian yaitu Kantor Pusat Penerangan.

1. B. Humas Di Dunia Ketiga

Dokumen sejarah humas di Dunia ketiga memang tidak selengkap dan sebaik yang dilakukan oleh negara-negara eropa (Inggris) dan amerika. Banyak faktor yang mempengaruhi, selain mental adalah masalah keahlian dalam mendokumentasikan kejadian-kejadian penting. Budaya penilaian di Dunia ketiga sangat jauh tertinggal dibandingkan dengan negara Eropa dan Amerika. Lemahnya bukti sejarah penerapan humas di negara dunia ketiga juga sangat dipengaruhi kenyataan bahwa sebagai negara yang awalnya ”terjajah” dan miskin dalam segala aspek kehidupannya baik dari sisi pendidikan, teknologi, ekonomi, budaya, politik dan sebagainya tidak memugkinkan adanya penerapan humas yang sesungguhnya.
Aktivitas humas yang didekati dengan unsur komunikan memerlukan syarat tersedianya komunikator dan komunikan yang cerdas,media yang memadai, sistem yang demokratis, sarana dan prasayana yang mendukung. Khusus pada negara-negara dunia ketiga, agaknya kampanye kehumasan yang banyak mendapat kajian adalah kampanye keluarga berencana, pendidikan, ketertiban, kesehatan. Namun dewasa ini, sudah mulai kajian pada penerapan humas modern yang ada di instansi pemerintah maupun bisnis.
KESIMPULAN
Buku dasar-dasar humas tersebut sangat bagus dan mudah di pelajari, di dalam buku tersebut dijelaskan secara gamblang mengenai dasar-dasar kehumasan. Bagi kita yang belun mengerti apa itu yang dimaksut HUMAS, disini akan dibahas mengenai konsep dasar, yaitu tentang difinisi, keberadaan dalam organisasi, alat-alat humas macam-macam humas, fenomena kehumasan, profil humas, organisasi profesi kehumasan, maupun sejarah dan tokoh humas.
Maka dengan membaca buku tersebut kita dapat mempelajari tentang dasar-dasar HUMAS, kita juga dapat mengetahui definisi hingga sejarah awal terbentuknya humas. Dengan  di berikan contoh tokoh pelaku humas di Indonesia maupun didunia, maka hal ini akan memberi kesan kepada pembaca sehingga pembaca akan lebih terkesan dan teringat pada ingatannya. Oleh karena itu buku ini sangat cocok di jadikan referensi bagi kita sebagai pegangan dalam menpelajari dasar-dasar humas.
Dalam setiap babnya dikaji secara mendalam sehingga pembacapun bisa mempelajari secara mendalam serta dapat mengetahui maupun mempelajari dengan jelas. Selain itu cara penyajian buku dasar-dasar humas tersebut  dilengkapi dengan tugas, reverensi dan evaluasi. Hal ini memicu pembaca untuk melakukan diskusi antara pembaca dan pinulis

PENGERTIAN ARSIP, WARKAT dan DOKUMEN

A. Pengertian Arsip

Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian
arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya.

Secaraetimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan dalam bahasa Ingris disebut “arcihive”, berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berarti “gedung pernerintahan”. Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb.
Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971  pada Bab I, pasal 1  dikatakan bahwa “arsip’ ialah:
a.       Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
b.      Naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah.
B. Karakter Arsip
Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :
1)      Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya.
2)      Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
3)      Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
4)      Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan
C. Guna dan Fungsi Arsip
Selain arsip memiliki karakter, juga memiliki nilai guna dan fungsi. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder.
1)      Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.
2)      Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.
Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.
Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun. Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi.
D. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam   penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan  secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.

WARKAT
A. Pengertian Warkat
Warkat yaitu suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat orang dalam ranggka untuk membantu ingatan. Warkat juga dapat dikatakan sebagai alat pembayaran bukan tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. Untuk keseragaman dalam penyelenggaraan Kliring Lokal maka Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis berupa kualitas kertas, ukuran, rancang bangun (format) dan mutu cetak.
B. Jenis Warkat
Jenis Warkat yang dibakukan untuk diperhitungkan dalam Kliring adalah:
1.      Cek adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD) termasuk jenis-jenis cek seperti cek deviden, cek perjalanan, cek pemberian atau cinderamata, dan jenis cek lainnya yang penggunaannya dalam Kliring disetujui oleh Bank Indonesia;
2.      Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya, termasuk Bilyet Giro Bank Indonesia (BGBI);
3.      Wesel Bank Untuk Transfer adalah wesel sebagaimana diatur dalam KUHD yang diterbitkan oleh Bank khusus untuk sarana transfer;
4.      Surat Bukti Penerimaan Transfer adalah surat bukti penerimaantransfer dari luar kota yang dapat ditagihkan kepada Bank Peserta penerima dana transfer melalui Kliring Lokal;
5.      Nota Debet adalah Warkat yang digunakan untuk menagih dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menyampaikan Warkat tersebut. Nota Debet yang dikliringkan hendaknya telah diperjanjikan dan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh Bank yang menyampaikan Nota Debet kepada Bank yang akan menerima Nota Debet tersebut; dan
6.      Nota Kredit adalah Warkat yang digunakan untuk menyampaikan dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menerima Warkat tersebut.
C. Spesifikasi Teknis Warkat
Setiap Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis sebagai berikut.

1. Kertas

Kualitas kertas yang digunakan harus memenuhi “The London Clearing Bank’s Paper Specification No. 1”/CBS 1 (96 gsm). Khusus untuk warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) selain menggunakan kertas CBS 1 juga dapat menggunakan kertas sekuriti/security paper (90 gsm). Yang dimaksud dengan kertas sekuriti adalah kertas yang dipakai untuk mencetak Dokumen Sekuriti yang memiliki cirri pengaman untuk menangkal usaha pemalsuan baik dengan cara peniruan maupun manipulasi.

1. Ukuran

Ukuran Warkat yang digunakan merupakan ukuran seragam untuk semua jenis Warkat, Khusus untuk Warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) tidak ditentukan standar ketebalan Warkat.

1. Rancang Bangun

Pembakuan Warkat tidak dimaksudkan untuk membakukan redaksi yang tercantum dalam Warkat melainkan untuk lebih memudahkan pengenalan dan pemeriksaan Warkat maupun sandi/informasi yang tercantum di dalamnya. Adapun rancang bangun Warkat perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a)      Nilai nominal pada Warkat harus dapat terlihat dengan jelas. Untuk keperluan tersebut maka nilai nominal dalam angka dicantumkan di sebelah kanan sejajar dengan baris nilai nominal dalam huruf;
b)      Nama/logo Bank penerbit dicetak lebih jelas daripada cetakan lainnya pada Warkat dimaksud dan ditempatkan pada bagian atas Warkat;
c)      Nomor seri Warkat dicetak dan ditempatkan pada bagian atas Warkat;
d)      Ruangan untuk tanda tangan harus cukup luas dan ditempatkan di sebelah kanan bawah, di atas clear band;
e)      Dalam hal diperlukan personalisasi nasabah, maka nama nasabah ditempatkan di sebelah kiri bawah sejajar dengan tanda tangan.

1. Clear Band

Clear band adalah ruang kosong pada bagian bawah, khusus untuk Warkat Kliring yang digunakan pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) pengisian MICR pada Clear Band tidak perlu dilakukan sehingga penandatanganan dan penulisan nama penarik dapat melewati Clear Band

1. Garis Batas

Sebuah garis batas sejajar batas bawah sepanjang Warkat harus dicetak pada ukuran 1/8 (satu per delapan) inci di atas batas atas clear band.

1. Pembedaan Warna

Untuk mempermudah mengenali dan membedakan Warkat dalam pengolahan di tempat Peserta Pengirim, Penyelenggara maupun Peserta Penerima maka pada sudut kanan atas semua Warkat dari jenis Nota Kredit harus diberi tanda dengan bentuk segitiga siku-siku berwarna merah tua, dengan ukuran sisi tegak masing-masing 1,5 (satu setengah) sentimeter.

1. Pertinggal (Cheque Stub)

Untuk keperluan administrasi terhadap penarikan atau penerbitan Cek/Bilyet Giro pada setiap lembar Warkat dapat ditambahkan lembar pertinggal yang dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat atau diadministrasikan di bagian depan/belakang bundel warkat atau berupa carbonized paper.
8.      Perforasi
Untuk menghindari kerusakan pada waktu pengolahan oleh mesin baca pilah dan atau MICR Encoder/Reader-Encoder, perforasi untuk memisahkan Warkat dengan lembar pertinggal dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat. Dalam hal digunakan Continuous Form Cheque, perforasinya disesuaikan dengan kebutuhan dan harus dilakukan secara deep cut. Selain itu lem perekat dilarang digunakan pada Warkat, kecuali apabila ditujukan untuk menjilid blanko Warkat yang telah diperforasi.
D. Record Retention Schedule
record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ). Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :
1.      Records yang tidak penting (non essential)
2.      Records yang tidak dimanfaatkan
3.      Records yang penting
4.      Records yang sangat penting.
DOKUMEN
A. Pengertian Dokumen
Dokumen yaitu suatu aktifitas mengumpulkan, mengklasifikasikan, menyebarkan semua macam dokumen dalam bidang kegiatan manusia. Dokumen juga dapat diartikan sebagai suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. Sedangkan bagi Xerox Corporation, dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”.
Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis. Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen. Kegiatan dokumentasi data sangat penting dilakukan untuk tujuan:

1. Mengamankan data dan informasi penting
2. Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry)
3. Mempermudah dalam pelaksanaan akses data (data retrieval)
4. Membantu dalam perancangan dan pelaksanaan aktivitas pengelolaan plasma nutfah secara keseluruhan
5. Mempermudah dalam melakukan monitoring status pengelolaan plasma nutfah.

B. Jenis, Format dan Media Dokumen
Banyak ragam jenis dokumen, antara lain formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam, dan sebagainya. Formatnya bisa dalam bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan sebagainya. Medianya bisa berupa kertas, disket, multimedia, CD-ROM, chip dan sebagainya. Jenis, format, dan media dok